法院诉讼档案既是司法审判业务的全程实录，又是人民群众评判法院工作的直接依据。它与百姓生活息息相关，在全社会法律意识不断提升的今天，越来越受到当事人、诉讼参与人以及人民群众的关注。而同时，其自身所具有的专业性强，利用率高，内容复杂，类型多变等特点，又对其利用工作的便捷化提出了更高要求。诉讼档案利用便捷化成为法院档案实务工作中一项亟待解决的重要课题。

经过法院长期档案利用工作的经验积累，笔者认为，其便捷化道路应首先从以下三方面内功上探寻。

一是规章细致化与利用便捷化。作为司法规范化建设中的重点工作之一，档案管理在规章建设上取得了相当大的成绩，包括《法院档案管理办法》、《诉讼文书立卷归档办法》、《档案保密制度》等机制文件相继出台并实施。可以说，档案各项工作的每一细节均纳入了各项文件之中。尤其在查阅、调卷等利用领域，一般要求外单位人员须凭有效证件按规定程序办理手续；内部人员也须按要求，经申请审批后，方可办理相应事宜。从表面看，细致化的规章文件形成了一整套详细严格的手续流程，使档案利用工作的前置程序大为增加，档案利用效率有所降低。但同时也应看到，复杂的流程管理保证了档案卷宗的安全保存与有序管理，避免了一切可能造成卷宗管理混乱的情况出现，由此保障了档案利用时的流畅有序，利用工作便捷化并未因此受到影响。

二是保密严格化与利用便捷化。从根本目标看，档案利用和保密工作是一致的，都是为了更好的发挥档案对公民、单位和社会的积极作用，同时避免和有效防止档案使用中各种消极作用的产生。尤其在诉讼档案方面，因其保存有大量的国家秘密、商业机密及公民隐私，一旦不当泄漏，其消极后果更是无法估量。因此，推进利用便捷化过程中应融入严格的保密机制，优先做到“四个明确”。（一）是明确查阅内容，严格限定卷宗档案中可供查阅、摘抄、复印的部分，消除模糊界限；（二）是明确对象范围，依法严格审查档案使用人的身份，无权查阅者一律拒绝使用；（三）是明确利用形式，充分考虑档案材料的实际，确定可采用的使用形式；（四）是明确审批监督，只有强有力的审查监督，才能彻底杜绝不规范行为可能带来的混乱利用现象。

三是管理信息化与利用便捷化。管理信息化建设能一改过去传统的“看守库房式”档案管理办法，利用计算机传输快、存储大、查询快等特点，整体推进档案利用工作的便捷化。一方面从短期效应看，诉讼档案借助信息化手段，无论在利用速度还是利用效率上都得到了极大增强，方便了当事人查询；另一方面从长期效果看，档案不仅是供当前使用，更要保存给后世使用。诉讼档案在管理信息化的过程中最大程度上实现了原件保护，最大程度延长了保存期限，提高了档案利用能力。

在苦练“内功”的同时，诉讼档案利用便捷化同样需要各项外部措施的同步推进。

其一，应实现档案利用规则的公开化。在实务中，因无权查阅、手续不齐、范围不明等原因而查档被拒的现象时有发生，甚至有时因此出现不必要的纠纷，在影响工作秩序的同时，也使档案利用效能大大降低。由此可见，最大程度公开档案利用规则对提升其利用效率和效果有着极大的促进意义。充分利用好当前信息社会传播渠道多，速度快等特点，采用现代与传统相结合的多种信息发布方式将查阅案卷的细则规范公布出去，使有查阅意向的当事人能事先了解查阅人员范围、查阅内容范围、接待部门、借阅要求、查阅条件、流程手续和注意事项等内容，减少在过程中“走弯路”，保障当事人顺利、快捷的完成查阅事宜。

其二，应实现档案利用服务的人性化。诉讼档案的利用工作繁杂，一家基层法院一般每年需接待当事人来访逾千次，查阅卷宗数千卷。如若只是简单地加以应付，显然不利于档案利用的整体开展。人性化元素须适时融入，一方面强化日常服务意识，不断完善档案查阅场所环境，并在规范操作的前提下实现快速调取，提高利用效率；另一方面强化日常查阅指导，针对相当部分当事人不熟悉法律规定的情况，及时告知其注意事项，实时答疑解惑，帮助当事人利用档案材料解决现实问题，并及时纪录和搜集反馈信息，提升利用效果。

诉讼档案利用是法院整体档案工作中最重要的一个方面。在不断实践“司法为民”理念的过程中，人民法院应不断提高诉讼档案利用的便捷性，及时有效的满足全社会对档案信息的需求，积极为营造公正、和谐、稳定的社会关系环境提供基础性支撑。