随着社会信息化进程的加快，信息技术及信息产业的高速发展，给档案工作带来了新的机遇和挑战。近年来办公自动化的出现，使档案的生成方式发生了很大的变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机及计算机网络中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以光盘、磁带、硬磁盘等为载体的档案。档案信息利用者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合、系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个"去粗取精，去伪存真"的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，档案信息利用者才能获得更为完善的服务。我国档案部门应用电子计算机可追溯到70年代，经过不断地探索、实践、创新，使档案信息电子化的应用水平逐步提高。档案信息电子化建设作为国家信息化建设的重要组成部分势在必行，在信息技术日新月异的今天，探讨如何更加有效的提高其应用水平，是十分必要的。

一、档案信息电子化的特点

所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案（包括纸质档案，缩微胶片影像，录音、录像资料等）为主要物质对象，利用计算机及其它设备对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为计算机软件形式的二次文献信息，然后再结合这些电子文件自身的特点，采用先进的电子科学技术，对电子档案文件级的管理，从而实现安全、高效、快捷的电子档案信息管理模式，为社会生活和经济生活提供安全、真实、准确、快捷的档案信息管理模式。其特点有：

1、充分发挥现有计算机的潜能，大大提高利用效率。

目前，大多数档案部门都开始应用计算机及计算机网络进行档案管理，用于档案著录及文件输入贮存等。档案信息基础硬件配置以及技术条件日益成熟，计算机已得到广泛的应用，形成了大量的电子文件，快速发展的网络技术又进一步波及到了文件档案的运转、传递过程和利用方式。一些新技术，如语音识别、文字扫描模式识别、超文本和超媒体信息处理等方面的应用已逐步进入实用领域。档案信息电子化的工作效率与过去的手工操作相比，有了很大的提高。

2、有效缩短二次文献信息的加工时间，明显提高档案信息的时效性。

过去手工信息加工的工作模式就是一种"慢工出细活"的工作方式，从文件资料形成到开发"二次文献信息"时间长、任务繁重，容易造成信息失效，严重影响了档案信息的利用价值。档案信息电子化以后，编者可以直接利用机读形式的档案，充分利用计算机及计算机网络的强大功能完成信息加工工作程序，快捷地呈现二次文献。

3、档案信息电子化可一次投入，多次产出。

利用计算机对档案或文件资料进行一次性的著录或输入贮存，即可实现多次的呈现，省略了手工操作的重复劳动。我国互联网的飞速发展，特别是各单位局域网的建成和使用，为各单位的档案计算机管理网络化实现创造了良好的条件，计算机网络能与各单位各部门相联，公布面广，使一次投入的档案资料得到充分的共享利用。

二、档案信息电子化的现状

1、目前的档案应用软件缺乏通用性

档案部门使用的计算机系统不统一，开发的档案管理软件种类繁多，软件不能互相兼容，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的统一的计算机管理软件系统，由于不能互相调动档案信息，就不能完全利用计算机实现信息管理工作，不能快捷地呈现信息编辑结果，从而制约了档案信息电子化的进程。

2、数据结构兼容性差

在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式还处在各行其是，层次不一的阶段上，不能适应档案信息资源共享的要求。

3、标准化工作有待提高

面对越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘形式，"手写版"的档案整理、分类方法及相关规定已不能完全适应；同时档案信息化工作尚无统一的标准规范，各类档案的著录细则相互兼容性不强，系统软件之间的数据移植性较差，往往仅着眼于某一个单位或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准规范，这也制约了档案信息工作电子化。

4、电子文件原始性和真实性的保护不足

在电子文件的形成、处理、保管、利用等各个环节中，信息都有被更改、丢失的现象，因此必须拥有完善的信息安全技术手段和建立一套科学、合理、严密的管理措施，保护电子文件的原始性和真实性，从每一个环节堵塞信息失真的隐患。

5、档案管理人员素质参差不齐

实现档案信息电子化，首先要有现代化的管理人才，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中能胜任档案管理、信息处理的复合型人才就更奇缺。大部分档案人员现代技术水平较低，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥其作用，就更谈不上档案信息电子化了。

三、大力推进档案信息电子化的策略

1、慎重选择技术路线

信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征，对档案信息电子化影响最大的是档案应用软件的开发及成熟的数据转换技术。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息电子化系统的技术路线尤为重要，应从计算机信息处理技术特点和发展的角度考虑，研制开发适应当代档案信息管理工作的应用软件，其中的管理模块应与各行各业的档案管理工作紧密结合，同时利用软件技术实现不同数据结构间的自动转换功能，即通过应用软件化繁为简，将不同处理手段形成的数据结构、版式等，通过软件自动转化到国际、国内统一的标准上来，从而最大限度地发挥计算机及网络的强大功能，使得档案信息电子化趋于完善。

2、加强档案标准化建设

档案信息电子化的运用体现在档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案管理要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准化建设本身也是一个系统工程，要推进档案信息电子化，必须进行科学、合理、长远的规划，避免人力、物力、财力的浪费，抓好档案的标准化建设，两者是相辅相成、互相促进的辩证关系。国家档案管理部门应尽早制定档案信息电子一体化技术流程标准体系和规则，以保证电子文件向档案管理应用系统的平滑移交，实现档案目录信息、文件原文和原数据的电子化管理。通过网络环境，即可在一定的范围内进行资源共享，从而有效地避免大量的重复劳动，及日后数据汇集的冗余、重复现象。

3、高度重视人才管理

推进档案信息电子化的关键是人才。加强培养教育，造就复合型人才的重要性，已被广泛关注。档案信息电子化工作的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响档案信息电子化水平的提高。档案从业人员要适应信息技术和档案事业的发展，就必须采取积极的措施，从思想上给予充分的重视，有计划地组织进修，掌握信息技术的新知识，适应信息技术的成果，使自身拥有广博的知识素养和政治素养，以适应实际工作的需要。可以肯定的是，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。