电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。随着计算机应用的迅速普及，电子文件以其海量的存储、便捷的处理、快速的传递等优点，在现实生活中大量地取代了传统的纸质文件。但这些大量的电子文件，在给人们的生活和工作带来了巨大的变化的同时，也因其存在的一些缺陷而带来了诸多不容乐观、较为棘手的问题。而电子文件是否具有法律效力，其法律性由谁指定，怎样使电子文件具备法律效力，就成为当前档案和法律工作者共同关注的热点问题。笔者拟就“电子文件是否具有法律效力以及如何保证其法律效力”这一问题，作一些粗浅的探索。

一、合法性、有效性、真实性----电子文件具有法律效力的重要法理依据

一份材料（物体、文件、资料等）是否具有法律效力，主要取决于两个方面：一是该材料是否有证据能力；二是该材料是否有足够的证明力度。《中华人民共和国刑事诉讼法》第四十二条规定，证据必须经查证属实，才能作为定案根据。电子文件是否具有法律效力，取决于它是否具有确凿的凭证价值，是否具有证据的合法性、有效性、真实性等基本特点。对于这个问题，文书学及法学的基本理论都给予了肯定的回答。

（一）从文书学基本理论的角度分析电子文件的合法性、有效性和真实性

文书学理论认为：“公文，是指机关、部门、团体在处理公务活动的过程中，按特定体式形成与使用的，具有法定效用的文件。在实际工作中，常将单份或几份公文称为文件。”这一定义，从文书学法理上赋予了电子文件所具有的法律效力。

1、电子文件作者的合法性。电子文件的作者不外乎各类机关、团体、部队、学校、企业等组织单位及其负责人，此类组织无不是依法成立而具有独立行文权的合法组织；从权利、义务角度来讲，这些组织都是法人，具有完全的民事权利能力和独立承担民事义务的能力。文书学理论认为：“文件的作者必须是依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的国家机构与社会组织及其领导人。”因此，电子文件作者与传统纸质文件作者的特征是一致的，电子文件作者的合法性得以成立。

2、电子文件形式的有效性。与传统的纸质文件一样，电子文件也是在机关团体等组织的具体事务活动中形成的，记载、反映着一定的事务内容，其基本程序、目的用途、基本性质都与纸质文件相同，都形成于推动实际事务活动过程中，都代表作者意志推动实际事务活动，都是处理党和国家公务的工具。电子文件代表法定作者意图行使职权，并对受文者具有贯彻执行、回应答复或阅读处理的强制力。因此，电子文件与纸质文件一样，真实地反映了特定组织的工作活动，具有法定权威和现实执行效用。

3、电子文件内容的真实性。文件具有特定的文件、特殊的语言体式、规范的结构和格式及特定的处理程序，这是保证文件内容真实性、有效性、准确性、完整性的重要条件。电子文件的撰制、传递、处理、审核、发出无不遵循这些规范、格式，从形式、程序上保证了自身内容的严肃性、真实性。

（二）从法学基本理论的角度分析电子文件的合法性、有效性和真实性

从法学角度讲，电子文件能否具有法律效力，关键在于它能否为了事实提供法律证据，这也是电子文件能否具有法律效力的基础。根据我国现行法律的规定，证据是指能够证明某一特定事实的真实存在的一切事实，它具有客观性（也称真实性）、相关性、合法性三个基本特征。显然，电子文件在法理上同样具备法律证据的上述三个基本特征。

1、电子文件具有客观存在的真实性。证据的客观存在真实性，是指它所反映的内容是法律关系发生、变更或消灭而进行的活动所产生的客观事实。作为证据的事实，是不依赖于人们的主观意志而客观存在的；不论司法人员是否发现或已否收集，它们都客观地存在着。电子文件的真实性源于它的原始记录性，电子文件是国家机关、社会组织和个人在其社会实践活动中，客观生成的产物。这些信息的生成都有特定的时间、条件、环境和职能，这些信息一旦记录到磁盘、光盘等载体上而形成电子文件，就成为行为主体活动的真实印记。虽然这一记录的形成和形式是主观的、有意识的，但文件记录所反映的客观世界的方面、领域、层次、记录的方式却是不以人的意志为转移的。因此，电子文件具有客观存在的真实性。

2、电子文件具有客观事实的相关性。电子文件作为人类社会实践活动的一种新型记录，必然与社会各项事务息息相关，它是社会各种活动的直接记载，是电子计算机技术应用于现代办公业务处理、日常事务处理与社会活动的直接结果，它能够直接或间接地为各种活动提供与之相关的原始证明。

3、电子文件具有客观证据的合法性。我国的刑事诉讼法与民事诉讼法均对可采纳的证据种类进行了限定。1982年10月1日起试行的《中华人民共和国民事诉讼法》的第六章第五十五条规定了七种法定的可采纳的证据：“证据有下列几种：（一）书证；（二）物证；（三）视听资料；（四）证人证言；（五）当事人的陈述；（六）鉴定结论；（七）勘验笔录。”1996年3月修订的《中华人民共和国刑事诉讼法》就证据的类型作为类似的规定，其中“视听资料”是指能显示出图形、声像、符号、数字、影像等的材料。而电子文件可以在计算机终端上显示出它所储存的图形、数字、符号、影像等，因而被列入我国七种法定的证据这一－视听资料之中。1999年实施的《中华人民共和国合同法》也已明确规定了商务活动中电子文本的有效性。而去年8月28日十届全国人大常委会第十一次会议表决通过《电子签名法》，则首次赋予电子签名与文本签名具有同等法律效力，同时承认电子文件与纸质文书具有同等法律效力，并明确了电子认证服务市场准入制度。可见，我国法律在证据采纳方面的规定，并将未将电子文件的证据能力排斥在外，也就是说，在法律面前，电子文件与传统文件是平等的，均具有合法性。

综上所述，从文书学意义上讲，纸质文件所具有合法性、有效性、真实性特点，电子文件理论上同样具备；而从法学意义上讲，证据的法律效力建立在电子文件所具有的客观性、相关性、合法性三个基本特征上，这也就构成了电子文件法律效力的基本理论依据。显然，电子文件的法律效力有着坚实的文书学、法学法理基础。

二、非直观性、可分离性、依赖性----电子文件具有法律效力的现实障碍

任何事物都具有两面性，电子文件也不例外。虽然在法理上电子文件具有无可辩驳的法律效力，虽然电子文件具有传统纸质文件不可比拟的快捷性、可塑性等优点，但在实际生活和工作中，电子文件因其在技术上或法律上存在的一些缺陷，影响了对其法律效力的确认。

1、电子文件的非直观性。电子文件离开计算机操作系统就无法识读，人无法从光盘、磁盘等电子信息载体上直接阅读电子文件所记录的信息内容，只有对之加以逻辑控制，通过编译、翻译程序的帮助下才能使电子信息转换为人们可以识别的文字图形音像资料等，才具有识读性。而不论是电子文件的二进制代码序列，还是逻辑控制，仍然是“看不见、摸不着”的。缺乏直观性成为电子文件法律效力确认的一个障碍。

2、电子文件信息、载体的可分离性。传统文件的承载体与信息内容合二为、浑然一体。而电子文件则不同，文件的存在形式具有双重性，在相对静止状态下，它与它的承载物合为一体，成为物理生命，信息“踏雪无痕”地附着于载体之上；在信息交换处于运动状态时，它通过特定的编码格式构成“信息生命”，磁性载体与可擦写光盘载体在记录信息时所起的化学变化具有可逆性。这种信息与载体的可分离性，突出表现在：①电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改。电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。②电子文件制作者不一定像制作纸质文件那样必须制出一份或一批原件来行使其职责，有时他只不过制作一个“窗口”，将必要的信息集中在一起，并在需要的时候将其输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机上显示出来，也可被不同的“收文者”拷贝到他的电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存起来。在不同时间不同地点由不同人获得同一内容文件可以毫无区别，无法区分其中哪个是“原件”和“复制件”。③电子文件不再具有固定的存储载体，根据利用需要，人们可以采用不同的方式输出。对于长期保存的电子文件，还需要定期进行复制，转换载体，以防止信息损失。④电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”，这种适应往往需要以自身结构、格式的改变为代价。为了保证电子文件的可读性，常常需要加以转换。因此，长期保存的电子文件很可能在结构和格式上与最初形成的大不相同。这使得电子文件的法律效力的确认面临又一大障碍。

3、电子文件的环境依赖性。纸质文件一旦形成，其制成材料??纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。随着计算机技术、通讯技术的飞速发展，电子文件的软、硬件环境不断变化。电子文件一般要经过格式转换，才能被新的系统、设备兼容。离开了计算机及相应的软件，电子文件就无法生成、传递、识别。也就是说，电子文件是依赖特定的设备和特定的软件而存在的。一般来说计算机的更新换代比较频繁，例如早期的苹果机、286、386机型早已淘汰，但是当时使用这些机器设备形成的，需要永久、长期保存几十年甚至上百年，如果到时找不到这些机型，那么这些电子文件很可能就会失去利用价值，一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。在格式甚至载体的转换变化中，电子文件代码序列的原始性在现实也不复存在。

更为重要的是，现行法律体系对电子文件的关注还不够，从立法角度看，还没有对电子文件应用中出现的一系列问题加以解决。如我国的有关法律条文中，虽然已将“电子签名”和“视听资料”作为证据的一种类型，但并未对电子文件的法律证据性作出全面系统而又明确的规定，所以，在实际案例的操作中，电子文件法律证据的可采性远低于物证和书证，电子文件被视为传闻证据和间接证据处理。

三、技术控制、法律手段、社会环境----确保电子文件具有法律效力的策略

电子文件的法律效力之所以难以确认，根本上在于技术新特性使其原始性、真实性不易认定，从而影响其合法性、有效性。采取适当的技术措施，对电子文件制作、修改、收发、签阅和传递等工作环节进行控制，是保障电子文件信息真实、有效、合法的有效途径；另外，还要采取法律手段对技术手段处理不了或不易处理的问题加以规范、解决。通过技术手段与法律手段的有机结合，当可以保障电子文件信息具有依据凭证作用，并实现其法律效力。

（一）采取适当技术措施，保障电子文件信息的真实性。

1、电子文件修改、复制的技术控制。开发、应用数据加密程序。在电子文件的制作过程中进行信息代码加密，可以实现电子文件信息的内部保密防护机制。目前在许多软件中可以将文件设置为“只读”状态，在这种状态下，用户只能从计算机上读取信息，而不能对其做任何修改在计算机外存储器中，只读光盘（CD?ROM）只能供使用者读出信息而不能追加或擦除信息，一次写入式光盘（WORM）可供使用者一次写入多次读出，可以追加记录但不能擦除原来的信息。这种不可逆式记录介质可以有效地防止用户更改电子文件内容，保持电子文件的原始性和真实性；设置签发密码、口令，形成唯一性，使文件一经领导签字或一经发出，任何人无权修改，达到外部保密的目的。在加密保护技术的条件下，即使有人非法得到电子文件甚至非法接触到电子文件系统，也会因难以突破保密屏障而不能篡改加密文件。用此类技术也可方便地实现对电子文件复制的控制。

2、电子文件传递的技术控制。电子文件通常在网络系统中传输，为了保证电子文件信息不失真、不失密，必须采取相技术手段加以保护。通过增设冗余校验码及采用ARQ（自动重发请求）等差错控制技术，在网络的不同层次建立“检测和纠正传输错误的机制。”通过在应用软件（如电子邮件）中提供密码保护、自动加密保护以及在操作系统软件中采取“密钥”控制等技术手段，建立起网络安全防范机制。如视察操作系统中微软公司安置了一个名为“cyptoAPI”的程序，该程序使用一个密钥，可以锁住和打开存储在计算机中或通过Inter网传送的数据和E-mail等，从而达到保密、确切保其真实性的目的。同时，采用加密技术还可以确保电子文件内容的非公开性。在传递过程中采用“双密钥码”进行加密，即：网络中的每一个加密通信者拥有一对密钥：一个是可以公开的加密密钥，一个是严格保密的解密密钥，发方使用收方的公开密钥发文，收方只用自己知道的解密密钥解密。这样任何人都可以利用公开密钥向收方发文，而只有收方才能获得这些加密的文件。由于加密和解密使用不同的密钥，因此第三者很难从截获的密文中解出原文来，这对于传递中的电子文件具有很好的保护效果。

3、电子文件利用的技术控制。通过系统访问权限控制，限制利用者的身份，以阻隔对电子文件的非法访问，从而保障电子文件系统不被入侵、破坏，实现电子文件的外部安全。为了防止无关人员进入系统对文件或数据访问，系统需要对用户进行身份验证，如银行系统使用用户密码验证，文件管理系统使用管理员代码验证等。最常用的方法是给每个合法用户一个由数字、字母或特定符号组成的“通行字”(password)，代表该用户身份。当用户要求进入系统访问时，首先输入自己的通行字，计算机自动将这个通行字与存储在机器中有关该用户的其它资料进行比较验证，如果验明他为合法用户，可接受他进入系统对相关的业务访问，如果验证不合格，该用户就会被拒之系统门外。

4、电子文件安全的技术控制。电子信息是逻辑电磁信号，不但存在被非法修改、复制的可能，而且存在被非法程序（计算机病毒）入侵、破坏的可能。必须加强反病毒技术的研究，开发功能强大、完善、智能化的反病毒软件，目前，在计算机系统中广泛采用的是“防火墙”技术，它是在某个机构的网络和外界风格之间设置障碍，阻止对本机构信息资源的非法访问，也可以阻止机要信息、专利信息从该机构的网络上非法输出。防火墙好象是一道关卡，它可以控制进、出两个方向的通信。防火墙的安全保障能力是通过网络通信临控系统监测所有通过防火墙的数据流，凡符合事先制定的网络安全规定的信息允许通过，不符合的就拒之墙外，使被保护网络的信息和结构不受侵犯，以达到保证电子文件的安全、保护电子信息的目的。

上述技术手段的采用，对于证实电子文件内容的真实、可靠，保证电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，防范对电子文件的非法访问和随意改动，都具有很好的效果。随着这些技术的成熟、普及和新技术的出现，电子文件的原始性和真实性可以得到更加可靠的认定和更为有效的保障。

（二）采用法律、制度手段，保障电子文件信息的合法性、有效性。

1、制定相应法律，确认电子文件信息的真实性和证据的有效性。纸质文件的法律效力是建立在真实性与原始性紧密相连的基础上的，是通过保证文件物理载体的原始性、合法性间接保障其信息内容的真实性的；而电子文件具有信息与载体的可分离性，因此无法做到信息原始性与真实性的统一，如果片面强调原始性，电子文件的法律效力将无从谈起。必须考虑到时代的不同、科学技术的进步，接受电子文件信息与载体可分离性的现实，从法律上承认逻辑信息真实性得到保障的电子文件具有法律效力。目前，国外已经制定出一些电子文件的法律法规。如美国的《信息自由法案》为电子信息检索进行了约束；澳大利亚国家档案馆制订了《电子文件管理政策》；英国公共档案馆已着手制订了《电子文件鉴定办法》等3个电子文件管理办法；澳大利亚的《计算机和证据法》等，而我国制定的《电子文件归档与电子档案管理规范》只是电子文件及电子档案管理中的一般办法，且可操作性不强，尚有许多有待完善的地方，因此，应当加强这方面的立法工作，以适应数字化时代发展的需要。

2、制定电子文件工作制度，确保电子文件的规范性。“车有辙、尺有度”。电子信息技术的日新月异，需要电子文件建立在规范化管理的基础上。增加电子文件工作的确定性因素，明确相关岗位、人员的职责、任务，无论是电子文件的撰制、收发、传递，还是保存格式的转换，都必须有相应的制度来控制，严格而科学的电子文件工作制度和标准体系是保证电子文件在形成、管理、利用过程中不失真的有效保障。由于计算机保密与解密、安全与反安全技术的进步此消彼长，还必须建立相应的审验、鉴定制度，对安全、保密技术产品进行审验、考评和淘汰，国家应制定相关的具有操作性的法规或指导细则，从根本上建立审验、鉴定制度，选择、推荐优质的电子文件保密、安全技术产品，保证电子文件的安全可靠。

3、采用“双套制”，确保电子文件的可靠性。计算机技术是开放的技术，任何人依靠个人才智都有可能取得技术上的优势。从理论上讲，完全保证电子文件在任何时间的安全、可靠是很困难的。采用“双套制”，即相同内容的纸质文件与电子文件一并保存，这样做可以发挥电子文件在检索、利用、存贮、传递等方面的优越性。因此，以行政制度保证电子文件与其纸质拷贝并行，从而保障电子文件法律效力的办法是可行的。

（三）转变思想，创造认可电子文件法律效力的社会环境。

世界上没有绝对的安全，虽然采取了技术、法律、制度的保障手段加以控制，仍然不能保证电子文件不会出现“赝品”。但是，人们不应以此否认电子文件的法律效力。因为即使是传统的纸质文件，古往今来的错误之例也不胜枚举；如今司空见惯的伪造文件、偶有所闻的假文件诈骗，更说明纸质文件的真实性、合法性也不是绝对的。电子文件的诞生及广泛应用在我国的历史并不悠久，对于新生的电子文件，人们应该尽快转变思想，摆脱对新事物习惯性的怀疑、否定、猜测的态度，认真对待电子文件的法律效力问题，创造认可电子文件法律效力的社会环境，相信一定能够开创电子文件工作的美好前景。